<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=Windows-1252">

</head>

<body>

<div dir="ltr" style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">

Good afternoon, Colleagues, </div>

<div id="mail-editor-reference-message-container">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">As we quickly move towards curtailment and the new year, Student Employment Services would like to share some important updates and reminders. </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>Early Timesheet Deadlines for December Payroll:</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Due to UC Merced's winter break, timesheets for biweekly compensated employees must be submitted earlier. </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Biweekly timesheets for the pay period that ends Saturday, Dec. 20<sup>th</sup> is due by Monday, Dec. 15<sup>th

</sup>:</span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<table class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; background-color: white; width: 375pt; color: rgb(0, 0, 0); box-sizing: border-box; border-collapse: collapse; border-spacing: 0px;">

<tbody>

<tr>

<td class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; padding: 1pt;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(192, 0, 0);"><b>Pay Period End:</b> </span></p>

</td>

<td class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; padding: 1pt;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(192, 0, 0);"><b>Employee Submit By:</b> </span></p>

</td>

<td class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; padding: 1pt;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(192, 0, 0);"><b>Supervisor Approve By:</b> </span></p>

</td>

</tr>

<tr>

<td class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; padding: 1pt;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><b>Sat, 12/20/2025 </b></span></p>

</td>

<td class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; padding: 1pt;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b>Mon, 12/15, 12:00 PM </b></span></p>

</td>

<td class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; padding: 1pt;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b>Tues, 12/16, 10:00 AM</b></span></p>

</td>

</tr>

</tbody>

</table>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<ul data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true,"unorderedStyleType":1}" style="text-align: left; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-type: disc; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96); align-self: start; margin-right: 0in; margin-left: 0in;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" role="presentation" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin-top: 0in; margin-bottom: 0in;">

<b>Student employees will need to project work hours through the</b> <b>pay period ending Dec. 20<sup>th</sup></b>. Any necessary adjustments will be processed in the following pay cycle.  </p>

</li></ul>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b> </b></span></p>

<ul data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true,"unorderedStyleType":1}" style="text-align: left; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-type: disc; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96); align-self: start; margin-right: 0in; margin-left: 0in;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" role="presentation" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin-top: 0in; margin-bottom: 0in;">

<b>Note to supervisors of biweekly paid employees</b>: Timesheets must be approved by

<b>10 a.m. Tuesday, Dec. 16<sup>th</sup></b>.  If an employee does not submit their timesheet, it is the supervisor’s responsibility to create and submit a timesheet on the employee’s behalf.</p>

</li></ul>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<ul data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true,"unorderedStyleType":1}" style="text-align: left; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-type: disc; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96); align-self: start; margin-right: 0in; margin-left: 0in;">

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" role="presentation" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: 1.2; margin-top: 0in; margin-bottom: 0in;">

If biweekly paid employees do not create and submit a timesheet by the deadline, the UCPath payroll system will not generate a paycheck in time for the Dec. 30<sup>th</sup>, 2025, pay date. </p>

</li></ul>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; background-color: white; margin: 0in 0in 9pt;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; background-color: white; margin: 0in 0in 9pt;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b>Helpful Links:</b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; background-color: white; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/resources/deadlines-calendars" title="https://payroll.ucmerced.edu/resources/deadlines-calendars" data-outlook-id="a926fef0-43a6-4bf1-b79c-c518be4d9498" style="color: rgb(0, 32, 96); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Payroll

 Calendars and Deadlines</a></u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; background-color: white; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b><u><a href="https://ucmerced.app.box.com/s/q0x83k2al50wja1cm5dr7jq0pqva2f85" title="https://ucmerced.app.box.com/s/q0x83k2al50wja1cm5dr7jq0pqva2f85" data-outlook-id="8dc81daa-1004-48a3-9888-1274b6d1bb9f" style="color: rgb(0, 32, 96); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Supervisor

 Instructions - How to update an employee’s timesheet</a></u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; background-color: white; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><b><a href="https://ucmerced.box.com/s/p8dd8tv55kwnsr5ezygqbkyfdu339aer" data-outlook-id="8dbd9194-8528-4e6d-84f0-20ea3e76c364" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Roles

 & Responsibilities Matrix</a></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; background-color: white; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b><br>

</b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>MINIMUM WAGE</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Effective 1/1/26 the new minimum wage in California will increase to $16.90.  The adjustment of any student earning less than the new minimum wage will be

 automatically increased effective 12/21/2025 in accordance with UC mandate. No action is needed by the department.  </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Any adjustment above the new minimum rate will require the submission of a

<b><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/form/student-rate-change-andor-job-extension-0" title="https://bfs.ucmerced.edu/form/student-rate-change" data-outlook-id="e9d96c03-ce1e-4020-a90f-7e6d26028e0b" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Student

 Rate Change request</a></u>.</b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><b><a href="https://ucmerced.box.com/s/nbnn02p0o4fwg81btlr2oki0my9kf9ro" data-outlook-id="95dc4784-a1b6-44e2-ba35-16527afcd2da" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">2026

 UCM Student Assistant Pay Schedule</a></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(33, 33, 33);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>WINTER BREAK HOURS</u></b></span><span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b> </b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b><br>

</b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Students may work up to 40 hours starting December 20<sup>th</sup>, 2025, and must return to the maximum 18-hour work week beginning January 19<sup>th</sup>,

 2026.  </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><br>

</span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>GRADUATING STUDENTS</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><b> </b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Students graduating in Fall 2025 may work until the day before Spring 2026 Instruction begins on (Tuesday, January 20, 2026). </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><br>

</span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; background-color: white; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">UC Merced Academic Calendars:

<b><u><a href="https://registrar.ucmerced.edu/schedules/calendars" title="https://registrar.ucmerced.edu/schedules/calendars" data-outlook-id="e0773c6f-98b9-419a-ade6-4d64dd79792d" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">https://registrar.ucmerced.edu/schedules/calendars</a></u></b></span></p>

<p class="MsoNormal" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">The department will need to submit a

<b><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/form/student-separation-non-academic-0" title="https://payroll.ucmerced.edu/form/student-separation-non-academic-0" data-outlook-id="3ee7de6b-94f2-4b00-aed9-35f37c345472" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Student

 Separation</a></u></b> request and the employee’s final timesheet once the graduating student has ended their employment with UC Merced.</span></p>

<div dir="ltr" class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);">

<br>

</div>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>JOB EXTENSION</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u><br>

</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><b><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/form/student-rate-change-andor-job-extension-0" title="https://bfs.ucmerced.edu/form/student-rate-change" data-outlook-id="e6c8272a-9bc5-4e1d-b78e-861d8147acc2" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Extension

 requests</a></u></b> for jobs ending during the curtailment period must be received

no later than December 5th, 2025, to avoid auto termination during the break. Please review the UCPath Cognos Report R-103 to manage student records with upcoming end dates.

</span><span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81); background-color: white;"> If you do not have access to these reports, please contact your CAO or designated Department/School representative. </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><i>Note: Job extension and rate change may be submitted as a single request via the

</i><b><i><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/form/student-rate-change-andor-job-extension-0" target="_blank" title="https://bfs.ucmerced.edu/form/student-rate-change" data-outlook-id="1b3c966e-cdf2-454e-a1f9-58172614fe55" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Student Rate

 Change and/or Job Extension</a></u></i></b><i> form. </i></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><i><br>

</i></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>STUDENT SEPARATIONS</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u><br>

</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">A student worker who is no longer performing services (voluntarily or involuntarily) must have their UCPath record updated as soon as the employment relationship

 change is known. Please submit the <b><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/form/student-separation-non-academic-0" title="https://bfs.ucmerced.edu/form/student-separation-non-academic" data-outlook-id="c3740e44-d90d-4988-bd02-6bb418a8a065" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Student

Separation</a> form and the employee’s final timesheet as soon as the separation is known.

<i>Exception:  If a student will return in spring, you may leave them active.</i></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><i><br>

</i></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>INTAKE/ONBOARDING</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(16, 72, 98);"><br>

</span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">The intake process is facilitated on campus via appointment in room KL 122G (lobby of the Kolligian Library).  When a hiring manager submits the

<a href="https://studentjobs.ucmerced.edu/form/student-assistant-intake-request" title="https://studentjobs.ucmerced.edu/form/student-assistant-intake-request" data-outlook-id="3d229891-9aaa-4929-8d6e-9121e56765d2" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

Student Intake Request</a>, the student automatically receives a notification with instructions related to the intake process and how to schedule an appointment via Handshake.  </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><b><u>IMPORTANT</u></b>:  Students may NOT begin performing services (or engage in mandatory or departmental training) until they have successfully completed

 all necessary hiring documents, and the hiring manager has received the <b>“Clear to Work”</b> notification from Student Employment Services. This notice is verification that the student has completed all necessary employment documents required by federal

 and state law(s). Failure to complete all applicable hiring documents prior to performing services may result in delay of pay to the employee and risk of fines and/or penalties to the employing department.  </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>DATA ACCURACY</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Please ensure that the information submitted on webform requests accurately reflect the employee’s information.  We are seeing many forms that appear to

 contain auto filled information that may be the requestor’s information and not the employees.  To avoid unnecessary delays, please double check the form data before submitting.  If information is inaccurate, the submitter will be asked to complete the form

 again.  Please be particularly mindful of the employee’s previously established Employee ID number (NOT student ID number), position number (unless a new hire) and email address.  </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><br>

</span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>UCPATH COGNOS REPORTS:</u></b></span></p>

<ul>

<li style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">

<div class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" role="presentation">

<b><a name="r103" data-outlook-id="82490725-54a2-4192-b316-a3a113d73037" style="color: rgb(0, 35, 81);">UCPath</a> Cognos Report R-103 - Auto termination</b>. Utilize this report to manage student employment records with upcoming end dates. Student worker records

 are set to automatically end on the date listed in UCPath.  Auto terminations are considered involuntary and require all pay owed to be issued on the on the individual’s final day of work.  Please regularly review the UCPath Cognos Report R-103 to manage student

 records with upcoming end dates.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81); display: block;">

<div dir="ltr" class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" role="presentation">

<br>

</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">

<div class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" role="presentation">

<b>UCPath Cognos Report R-272 - Employees Roster – </b>Monitor student employment records related to job data: Employee ID, Job Effective Date, Position Number, Expected Job End Date, Job Code, Job Title, Department, Job Hourly Rate, Location, Cubicle etc. </div>

</li><li style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81); display: block;">

<div dir="ltr" class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" role="presentation">

<br>

</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">

<b><a name="r120" data-outlook-id="0cca268d-9088-4080-b99e-f21e16a0bc1a" style="color: rgb(0, 35, 81);">UCPath</a> Cognos Report R-120 - Active, No Pay 120 Days</b>. Utilize this report to manage student employment records who have an active payroll record

 but have not been paid within the past 120 days. If the employee is no longer working for you, the department must submit a

<b><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/form/student-separation-non-academic-0" data-outlook-id="eb199636-5686-4e30-a8fc-8aae14a42f5e" style="color: rgb(0, 35, 81);">Student Separation</a></u></b><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/form/student-separation-non-academic-0" data-outlook-id="c267a9c2-9251-4318-93a7-e5279d7a7a85" style="color: rgb(0, 35, 81);"> </a></u>form. </li></ul>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><b><a name="Torequest" data-outlook-id="2e1d04c7-aad3-4fd5-b72e-051256d9d7c4" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">To request

 access to UCPath & UCPath Cognos Reporting:</a></b> <b><u><a href="https://ucmerced.service-now.com/dfa?id=dfa_kb_article&sys_id=5c1df69f971eed90a97974471153afd2&form_id=940c7ffcdbff1010f1b9d8965e96199e" data-outlook-id="43ee304c-1cfb-4469-95dd-5654f7a4f574" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">User

 Access Provisioning Request</a></u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(15, 71, 97);"><b> </b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u><a href="https://ucmerced.box.com/s/bj58rsqdpmzor1gj3ogcqwt8q85vv15e" data-outlook-id="71595f73-c6bb-45f9-9117-56228466dee6" style="color: rgb(163, 116, 24); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">UCPath

 Cognos Report Job Aid</a></u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Access to information is based on user access and determined via consultation with FSS.  If a requestor or hiring manager does not have access to information,

 they will need to work with FSS to evaluate their access and/or work with someone in their department/division to obtain the required information.</span></p>

<div dir="ltr" class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);">

<br>

</div>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>PAYROLL DEADLINES</u></b><u> </u></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><br>

</span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Please be sure to regularly check our

<b><u><a href="https://payroll.ucmerced.edu/resources/deadlines-calendars" title="https://bfs.ucmerced.edu/departments/payroll-services/deadlines-calendars" data-outlook-id="bf91f40f-ff61-4890-a5ef-fa0df16925b7" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Deadlines

 & Calendars</a></u></b> and submit requests timely.  Failure to submit actions by the deadlines indicated may result in a delay of pay to your employee.  </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"><i>You have received this email because you have signed up to receive notices from Student Employment Services and/or you currently supervise student employees. 

 If you wish to no longer receive these messages, please go </i><b><i><u><a href="https://lists.ucmerced.edu/mailman/listinfo/studentemployment" title="https://lists.ucmerced.edu/mailman/listinfo/studentemployment" data-outlook-id="4d6ffc8d-b50b-401d-af67-a19ef8b36453" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">here</a></u> </i></b><i>to

 remove yourself from the distribution list. </i></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 32, 96);"><i><br>

</i></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: 18.4px; margin: 0in 0in 8pt;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(163, 116, 24);"><b><u>SES WEBSITE</u></b></span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: 18.4px; margin: 0in 0in 8pt;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Please visit the

<b><u><a href="https://studentjobs.ucmerced.edu/" title="https://studentjobs.ucmerced.edu/" data-outlook-id="2c7f5e2e-4a0e-4619-8b74-8fd740ed6fcf" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Student Employment Services website</a></u></b> for

 updated information, tools and instructions related to on-campus student employment.  </span></p>

<div dir="ltr" class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in; font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">

<i>If you have additional questions pertaining to Student Employment, please refer to the

<u><a href="https://ucmerced.app.box.com/file/1948834603133?s=e15lexvifq8cqioeo450jo6vbw6ft5g9" data-outlook-id="17a6458d-6ee5-44e3-b9a2-c90526410f88" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Student Employment Handbook</a></u> or

 email <u><a href="mailto:studentemployment@ucmerced.edu" data-outlook-id="714169e1-4fd4-4b88-82b2-fc7dec7da57a" style="color: rgb(0, 35, 81); margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">studentemployment@ucmerced.edu</a></u>.</i></div>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);"> </span></p>

<p class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="text-align: left; text-indent: 0px; line-height: normal; margin: 0in;">

<span style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 35, 81);">Thank you for your continued partnership and support. </span></p>

<div dir="ltr" class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div dir="ltr" class="ms-outlook-mobile-reference-message skipProofing" style="font-family: Aptos, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div id="ms-outlook-mobile-signature">

<table cellpadding="0" style="width: 337.5pt; box-sizing: border-box; border-collapse: collapse; border-spacing: 0px;">

<tbody>

<tr>

<td style="border-width: medium 1pt medium medium; border-style: none solid none none; border-color: currentcolor rgb(218, 172, 0) currentcolor currentcolor; padding: 0.75pt; width: 112.5pt;">

<p style="margin: 30pt 0in 0in; font-family: Aptos, sans-serif; font-size: 11pt;">

<span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt;"><img src="cid:image001.png@01DA3E44.BDE9B800" id="Picture_x0020_4" width="134" height="99" style="width: 1.4062in; height: 1.0416in; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;"></span></p>

</td>

<td style="padding: 0.75pt 0.75pt 0.75pt 3.75pt; width: 225pt;">

<p style="margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif; font-size: 11pt;"><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt; color: rgb(9, 47, 68);"><b>JULIE MORGAN</b></span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt;"><br>

<br>

<br>

</span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 7.5pt; color: rgb(9, 47, 68);">STUDENT EMPLOYMENT SERVICES &</span></p>

<p style="margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif; font-size: 11pt;"><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 7.5pt; color: rgb(9, 47, 68);">Workforce onboarding SUPERVISOR </span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt;"><br>

</span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 7.5pt;">UCM PAYROLL SERVICES</span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt;"><br>

<br>

</span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt; color: rgb(153, 153, 153);">5200 Lake Road

</span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt; color: rgb(218, 172, 0);">|</span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt; color: rgb(153, 153, 153);"> Merced, California 95343<br>

studentjobs.ucmerced.edu </span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt; color: rgb(218, 172, 0);">|</span><span style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 9pt; color: rgb(153, 153, 153);"> 209.743.0572</span></p>

</td>

</tr>

</tbody>

</table>

<p style="margin: 0in; font-family: Aptos, sans-serif; font-size: 11pt;"> </p>

</div>

</div>

</body>

</html>